Series hiểu nghề: Nhân sự & những điều cần biết

Nhân sự ngành nhân sự cần những kỹ năng khác nhau để làm tốt công việc của họ. Bài viết này, Jamlos sẽ cung cấp đến bạn cái nhìn tổng quan về 5 kỹ năng được tìm kiếm nhiều nhất trong ngành nhân sự. Cùng khám phá ngay nhé!

1. Ngành Nhân sự là gì? 

Nhân sự (Human Resources – HR) là một bộ phận của doanh nghiệp - chuyên phụ trách tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng ứng viên, đào tạo và quản lý các chương trình phúc lợi cho nhân viên, Phòng Nhân sự có vai trò rất quan trọng – là đầu mối giúp doanh nghiệp ứng phó với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường kinh doanh hiện đại, cũng như đáp ứng sự gia tăng nhu cầu tuyển dụng nhân sự chất lượng của thế kỷ 21.

2. Vai trò chính của ngành nhân sự là gì?

Các chức năng chính của ngành nhân sự bao gồm tuân thủ luật lao động, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, lưu trữ hồ sơ và quan hệ với nhân viên.

• Đảm bảo tuân thủ Luật Lao động

Một trong những nhiệm vụ chính của văn phòng nhân sự của công ty là đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ tất cả các luật lao động. Điều này bao gồm các vấn đề như số lần nghỉ giải lao cho mỗi số giờ làm việc, số giờ và độ tuổi mà một cá nhân có thể trở thành công việc.

• Tuyển dụng và Đào tạo

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới là trách nhiệm chính của đội ngũ nhân sự. Phần công việc này thường đòi hỏi các vị trí quảng cáo, phỏng vấn và tuyển dụng ứng viên và dành hàng giờ để đào tạo những tân binh. 

• Lưu giữ hồ sơ và tuân thủ thuế

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp. Tất nhiên, bộ phận nhân sự cũng nên lưu giữ hồ sơ của nhân viên bao gồm các biểu mẫu thuế cá nhân của họ. 

• Bảng lương và Quyền lợi

Việc phân phối bảng lương thuộc trách nhiệm của phòng nhân sự. Các phúc lợi chăm sóc sức khỏe cũng do bộ phận nhân sự xử lý.

3. 5 kỹ năng cốt lõi của ngành nhân sự

Kỹ năng giao tiếp

Nếu bạn thường xuyên đọc các thông báo tuyển dụng trong lĩnh vực nhân sự, chắc chắn bạn đã quen với việc kỹ năng giao tiếp được nhấn mạnh nhiều nhất. Trong mọi ngành nghề, đặc biệt là quản lý nguồn nhân lực, giao tiếp hiệu quả là một yếu tố quan trọng, vì nhà quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp với nhân viên. Bạn không chỉ là người đại diện cho người sử dụng lao động mà còn là người hoạt động vì lợi ích của người lao động.

Để trở thành một chuyên gia nhân sự thành công, bạn cần sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Nhiệm vụ của bạn không chỉ là cung cấp thông tin mà còn giải quyết các vấn đề giữa doanh nghiệp và nhân viên. Việc xử lý hiệu quả các câu hỏi và khiếu nại của nhân viên là chìa khóa để trở thành một quản trị nhân lực tài năng.

Kỹ năng hành chính nhân sự

Trong vai trò quản trị nguồn nhân lực, nhiệm vụ hành chính vẫn là một phần quan trọng. Các nhiệm vụ này bao gồm giải quyết đơn xin nghỉ phép, quản lý nhân viên vắng mặt, xử lý đơn nghỉ việc, theo dõi quá trình xuất nhập cảnh của nhân viên, tính lương thưởng, và nhiều vấn đề khác. Mặc dù công nghệ đã can thiệp vào nhiều khía cạnh, nhưng nhiệm vụ hành chính vẫn không thể thiếu trong nhiều vị trí, không chỉ trong lĩnh vực nhân sự.

Kỹ năng tư vấn

Một trong những kỹ năng quan trọng của nhân sự là khả năng tư vấn cho các bên liên quan khác nhau. Bạn cần có khả năng tư vấn cho nhân viên, quản lý bộ phận, và cấp cao về các vấn đề nhân sự. Điều này có thể bao gồm lên kế hoạch thăng tiến cho nhân viên, hỗ trợ quản lý việc viết email cho nhân viên, và thậm chí cả tư vấn chiến lược về việc điều chỉnh quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp.

Kỹ năng ngôn ngữ và thấu hiểu các nền văn hóa

Kỹ năng này phụ thuộc vào cơ cấu cụ thể của từng tổ chức, đặc biệt là trong các công ty đa quốc gia. Sự nhạy cảm đối với các nền văn hóa khác nhau là quan trọng. Khi làm việc với người quản lý và nhân viên từ nhiều quốc gia, bạn cần biết đến sự khác biệt giữa các nền văn hóa để lựa chọn phương thức giao tiếp phù hợp.

Ví dụ, cách tiếp cận của người Israel, Nga và Hà Lan có thể khác nhau; do đó, sự nhạy cảm trong giao tiếp trực tiếp có thể quan trọng. Sử dụng phong cách giao tiếp không đúng có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc xúc phạm tới lòng tự tôn của những người đến từ các nền văn hóa khác nhau.

Kỹ năng sử dụng phần mềm HRIS (Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực)

Trong chiến lược quản lý nguồn nhân lực, HRIS là một công cụ kỹ thuật số quan trọng. Thông tin liên quan đến tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, lương thưởng, và các lợi ích khác của nhân viên thường được thu thập và lưu trữ trên nền tảng HRIS. Trong thời đại công nghệ 4.0, kiến thức về HRIS là điều kiện tiên quyết cho nhiều công việc nhân sự cấp cao, và là một trong những kỹ năng công nghệ hàng đầu mà chuyên gia nhân sự cần phải trang bị.

4. Nhân sự gồm những mảng gì? 

Ngành nhân sự bao gồm 4 mảng công việc chính: tuyển dụng, lương thưởng và phúc lợi, hành chính, đào tạo và phát triển. 

Nhóm công việc tuyển dụng 

Tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong nhân sự. Vì nhiệm vụ của một nhân viên nhân sự là tìm kiếm nguồn nhân lực giỏi, phù hợp với văn hóa công ty. Thị trường ngày nay biến động, việc làm cũng vì thế mà luôn không ổn định. Việc các nhân viên nhân sự phải luôn sẵn sàng để chiêu mộ thêm người tài cho những vị trí trống là rất cần thiết. 

Một số đầu việc khi nhân viên nhân sự làm tuyển dụng cần phải làm là: 

- Thiết lập và triển khai kế hoạch để tuyển dụng nhân viên mới theo yêu cầu của công ty

- Lọc CV, tuyển chọn và lưu lại hồ sơ của ứng viên

- Sắp xếp buổi hẹn phỏng vấn

- Thực hiện quy trình phỏng vấn và tuyển chọn

- Tổ chức một số hoạt động, sự kiện nhằm thu hút các ứng viên tiềm năng

Nhóm công việc lương thưởng và phúc lợi

Bên cạnh việc trả lương hằng tháng thì lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên của mình cũng đóng vai trò rất quan trọng để tạo động lực và giữ chân nhân viên. 

Các công việc trong mảng này có thể kể đến như:

• Tính lương, thuế thu nhập cá nhân, phụ cấp và thưởng cho nhân viên mỗi tháng
• Lập các báo cáo chi phí, bảng lương cho nhân viên nội bộ hàng tháng, báo cáo thuế thu nhập cá nhân và các báo cáo khác 
• Xử lý các hoạt động nhân sự và quản lý quyền lợi bao gồm tự bảo hiểm, nhân thọ, bảo hiểm y tế
• Hỗ trợ các Giám đốc Nhân sự trong việc xem xét lương hàng năm, đánh giá hiệu quả công việc, các chương trình thăng tiến, v.v.

Nhóm công việc hành chính

Mảng này bao gồm việc quản lý nhân viên, thực thi các chính sách của ban lãnh đạo, điều tra nội bộ,...Một nhân sự hành chính có thể làm những đầu việc cụ thể như sau:

• Tổ chức sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự
• Cập nhật thông tin nội bộ 
• Chuẩn bị các tài liệu nhân sự, như hợp đồng lao động và hướng dẫn tuyển dụng vị trí mới
• Sửa đổi các chính sách của công ty
• Giải đáp các câu hỏi của nhân viên về vấn đề liên quan đến ban nhân sự
• Sắp xếp chỗ ở cho chuyến du lịch và xử lý các biểu mẫu chi phí
• Tham gia vào các sự kiện nhân sự

Mảng đào tạo và phát triển 

Sau quá trình tuyển dụng, phòng nhân sự đã có được ứng viên đủ điều kiện để ngồi vào vị trí đó. Tuy nhiên, trước khi nhân viên thực sự làm việc tại công ty, phòng Nhân sự sẽ đảm nhiệm công tác đào tạo và huấn luyện nhân viên. 

Mảng đào tạo và phát triển đề cập đến các hoạt động đào tạo nhân viên trong công ty do phòng Nhân sự tạo ra để nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên, đồng thời cung cấp thông tin, nội quy và hướng dẫn về cách thực hiện tốt hơn các nhiệm vụ cụ thể.

Nội dung & Hình ảnh: Sunmint - Content Marketing Intern

Dưới ánh ban mai dịu dàng len lói, tại một góc chốn yên bình, một cô gái nhỏ thích ngắm nhìn cuộc sống và viết những điều giản dị bằng thứ mực tuyệt đẹp! Chúc bạn có một ngày mới hạnh phúc!